Indice

Art. 1
Oggetto e finalità

Il presente Regolamento, in attuazione di quanto previsto dall'art. 8 del "Regolamento Comunale per la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali", disciplina le modalità di attuazione nell'ambito del Comune, delle disposizioni dettate dall' art. 22, commi 3 e 3 bis, dalla Legge 675/96, nonché dal D.Lgs. 135/99.

Le disposizioni del presente Regolamento garantiscono il trattamento di informazioni a carattere sensibile, acquisite dall'amministrazione o ad essa rese, riguardanti persone fisiche o giuridiche, secondo criteri coerenti con la normativa in materia di tutela dei dati personali.

Art. 2
Definizioni

Ai fini del presente Regolamento s' intendono:

1. per "Titolare dei dati personali", lo stesso Comune quale gestore, con le proprie articolazioni organizzative, delle relative banche dati, che è rappresentato, ai fini previsti dalla Legge 675/96 e successive modifiche ed integrazioni, dal Sindaco o da persona da questi delegata;

2. per "Responsabili delle banche dati", gli stessi Responsabili dei vari Servizi dell'Ente (quali Responsabili delle Strutture di massima dimensione in cui si articola l'organizzazione dell'Ente);

3. per "Incaricati", gli operatori che effettuano tutte le operazioni di trattamento dei dati con le modalità di cui agli artt. 9 e 10 della Legge 675/96 e successive modifiche ed integrazioni e nel rispetto delle istruzioni e direttive impartite dal Titolare e dal Responsabile;

4. per "banca dati", un qualsiasi complesso di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti, organizzato secondo una pluralità di criteri determinati tali da facilitarne il trattamento;

5. per "tipo di dati", le categorie di dati, individuati sotto il profilo gestionale e operativo; normalmente utilizzato per lo svolgimento dell'attività amministrativa e comunque riferibili al novero dei dati sensibili;

6. per "dato personale", qualsiasi informazione riguardante una persona fisica o giuridica acquisita dall'ente o ad esso conferita dall'interessato in relazione dello svolgimento di attività istituzionali e trattata secondo quanto previsto dalla Legge 675/96;

7. per "dato sensibile", ogni informazione di natura sensibile o attinente a provvedimenti giudiziari, qualificata e individuata con riferimento a quanto previsto dagli artt. 22, comma 1 e 24 della Legge 675/96, nonché assoggettato al sistema di garanzia previsto dal D.Lgs. 135/99;

8. per "interessato", la persona fisica, la persona giuridica, l'Ente o l'Associazione cui si riferiscono i dati personali;

9. per "comunicazione", il dare conoscenza dei dati personali a uno o più soggetti determinati diversi dall'interessato, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione;

12. per "diffusione", il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione;

13. per "misure minime" il complesso delle misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza che configurano il livello minimo di protezione richiesto in relazione ai rischi previsti dall'art. 15 della Legge 675/96 e D.P.R. 318/99;

14. per "operazioni eseguibili", le differenti forme e soluzioni di trattamento realizzabili sulle tipologie di dati sensibili individuati dall' Ente;

15. per "rilevanti finalità di interesse pubblico", le finalità, individuate dal D.Lgs. 135/99 dalla Legge o dal Garante, connesse alle attività istituzionali dell'Ente, che lo stesso svolge per realizzare interessi pubblici e soddisfare bisogni della comunità locale, comportanti la possibilità di trattamento semplificato dei dati sensibili.

Art. 3
Trattamento dei dati sensibili

I dati personali "sensibili", individuati dall'art. 22 della Legge 675/96, quali:

• l'origine razziale ed etnica,

• le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere,

• le opinioni politiche,

• l'adesione ai partiti, sindacati, associazioni o organizzazioni a carattere religioso, politico o sindacale,

• lo stato di salute e la vita sessuale

possono essere oggetto di trattamento nei seguenti casi:

• solo se autorizzati da espressa disposizione di legge che preveda i tipi di dati trattabili, le operazioni eseguibili e le rilevanti finalità d'interesse pubblico perseguite.

• nei casi previsti dai Decreti Legislativi modificativi ed integrativi della Legge 675/96.

• per lo svolgimento di attività per le quali in ragione delle rilevanti finalità d'interesse pubblico perseguite sia intervenuta, a richiesta del soggetto pubblico interessato, apposita autorizzazione del Garante.

Art.4
Attività che perseguono rilevanti finalità di interesse pubblico

Ai fini del presente Regolamento s' intendono per attività che perseguono rilevanti finalità di interesse pubblico tutte quelle svolte dal Comune in relazione a funzioni e compiti a esso attribuiti, delegati o conferiti dalla normativa statale e regionale vigente, nonché quelle inerenti all'organizzazione dell'Amministrazione e allo sviluppo dell'attività amministrativa, nei suoi vari profili.

Le attività che perseguono rilevanti finalità di interesse pubblico sono individuate, per il trattamento dei dati sensibili, dal D.Lgs. 135/99, da altre Leggi e dal Garante in base a quanto previsto dall'art. 22 della Legge 675/96.

Art.5
Trattamenti autorizzati

Il presente articolo, in attuazione della Legge 675/96, del D.Lgs. 135/99 e del Provvedimento 1/2000 emanato dal Garante, disciplina i casi in cui il trattamento dei dati è autorizzato in quanto collegato strettamente ad attività che perseguono rilevanti finalità di interesse pubblico.

Sono quindi autorizzati, ai sensi del D.Lgs.135/99, i trattamenti di dati sensibili effettuati nello svolgimento delle attività concernenti:

Stato civile, anagrafe e liste elettorali

Sono considerate di rilevante interesse pubblico i trattamenti dei dati relativi alla tenuta degli atti e dei registri dello stato civile, dell'anagrafe sia dei residenti in Italia che degli italiani all'estero, nonché delle liste elettorali.

Cittadinanza, immigrazione e condizione dello straniero

Sono considerate di rilevante interesse pubblico i trattamenti dei dati e le attività dirette all'applicazione della disciplina in materia di cittadinanza, di immigrazione, di asilo, di condizione dello straniero e di profugo e sullo stato di rifugiato. In particolare è ammesso il trattamento dei dati strettamente necessari per l'adozione di talune tipologie di atti e provvedimenti (rilascio di visti, permessi, attestazioni, autorizzazioni e documenti anche sanitari).

Esercizio dei diritti politici e pubblicità dell'attività di determinati organi

Sono considerate di rilevante interesse pubblico le attività finalizzate all'applicazione della disciplina in materia di elettorato attivo e passivo e di esercizio di altri diritti politici, nonché dirette all'esercizio del mandato degli organi rappresentativi. Sono altresì rilevanti le attività finalizzate all'applicazione della disciplina relativa alla documentazione dell'attività istituzionale degli organi pubblici.

Rapporti di lavoro

Sono considerate di rilevante interesse pubblico le attività finalizzate all'instaurazione ed alla gestione dei rapporti di lavoro sia in ordine all'espletamento degli adempimenti previsti in relazione al trattamento economico e giuridico, sia in materia sindacale che i igiene e sicurezza del lavoro.

Materia tributaria

Sono considerate di rilevante interesse pubblico le attività dirette all'applicazione anche tramite i concessionari del servizio delle disposizioni in materia di tributi, in relazione ai contribuenti, ai sostituti e ai responsabili d'imposta, nonché in materia di deduzioni e detrazioni.

Attività di controllo ed ispettive

E' riconosciuta la rilevanza delle finalità di verifica, della legittimità, del buon andamento, dell'imparzialità dell'attività amministrativa, nonché della rispondenza della stessa ai canoni di razionalità, economicità, efficienza ed efficacia, per le quali sono imputate dalla legge a soggetti pubblici le funzioni di controllo, di riscontro nonché funzioni ispettive. E' altresì riconosciuta la rilevanza delle attività di accertamento derivanti da esposti e petizioni o per atti di controllo.

Istruzione

Sono considerate di rilevante interesse pubblico le attività di istruzione e di formazione con particolare riferimento a quelle svolte anche in forma integrata.

Benefici economici ed abilitazioni

Sono considerate di rilevante interesse pubblico le attività finalizzate all'applicazione della disciplina in materia di benefìci economici, agevolazioni, elargizioni, altri emolumenti ed abilitazioni. Tra questi sono espressamente ricompresi i trattamenti necessari alle comunicazioni, alle certificazioni ed alle informazioni previste dalla normativa antimafia, quelli relativi all'applicazione in materia di usura ed antiraket, nonché quelli necessari al rilascio di licenze, autorizzazioni.

Volontariato

Sono considerate di rilevante interesse pubblico le attività finalizzate all'applicazione della disciplina in materia di rapporti con le organizzazioni di volontariato, nella specie per quanto concerne l'erogazione di contributi.

Attività sanzionatorie e di predisposizione di elementi di tutela in sede amministrativa o giurisdizionale

Sono di rilevante interesse pubblico i trattamenti di dati volti all'applicazione delle norme in materia di sanzioni amministrative o necessari per far valere il diritto di difesa in sede amministrativa o giudiziaria o effettuati in conformità di leggi o di regolamenti per l'applicazione della disciplina sull'accesso ai documenti amministrativi.

Tossicodipendenze

Di rilevante interesse pubblico sono da considerarsi i trattamenti finalizzati ad assicurare i servizi pubblici necessari per l'assistenza socio-sanitaria ai tossico-dipendenti.

Portatori di handicap

Sono di rilevante interesse pubblico i trattamenti volti all'applicazione della disciplina in materia di assistenza, integrazione sociale e diritti delle persone handicappate.

Rapporti con enti di culto

Sono considerati di rilevante interesse pubblico i trattamenti strettamente necessari allo svolgimento dei rapporti istituzionali con gli enti di culto, con le confessioni e le comunità religiose.

Statistica

Sono di rilevante interesse pubblico i trattamenti svolti dal comune come facente parte del sistema statistico nazionale ai sensi del decreto legislativo 322/89.

Ricerca storica ed archivi

Rilevante interesse pubblico è riconosciuto ai trattamenti di dati secondo quanto disposto dal DPR 1409/63.

Sono quindi ulteriormente autorizzati, ai sensi del Provvedimento 1/2000 emanato dal Garante, anche i trattamenti di dati sensibili concernenti:

• attività socio-assistenziali, con particolare riferimento a:

  • interventi di sostegno psico-sociale e di formazione in favore di giovani o di altri soggetti che versano in condizioni di disagio sociale, economico o familiare;

  • interventi anche di rilievo sanitario in favore di soggetti bisognosi o non autosufficienti o incapaci, ivi compresi i servizi di assistenza economica o domiciliare, di telesoccorso, accompagnamento e trasporto;

  • assistenza nei confronti di minori, anche in relazione a vicende giudiziarie;

  • indagini psico-sociali relative all'adozione di provvedimenti di adozione anche internazionale;

  • compiti di vigilanza per affidamenti temporanei;

  • iniziative di vigilanza e di sostegno in riferimento al soggiorno di noma

  • interventi in tema di barriere architettoniche;

• attività relative alla gestione degli asili nido;

• attività concernenti la gestione di mense scolastiche o la fornitura di sussidi, contributi e materiale didattico;

• attività ricreative o di promozione della cultura e dello sport, con particolare riferimento all'organizzazione di soggiorni, mostre, conferenze e manifestazioni sportive o all'uso di beni immobili o all'occupazione di suolo pubblico;

• attività finalizzate all'assegnazione di alloggi di edilizia residenziale pubblica;

• attività relative alla leva militare;

• attività di polizia amministrativa locale, con particolare riferimento ai servizi di igiene, di polizia mortuaria e ai controlli in materia di ambiente;

• attività degli uffici per le relazioni con il pubblico;

• attività in materia di protezione civile;

• attività di supporto al collocamento e all'avviamento al lavoro, in particolare a cura di centri di iniziativa locale per l'occupazione e di sportelli-lavoro;

• attività dei difensori civici locali, con particolare riferimento alla trattazione di petizioni e segnalazioni.

Nel caso questo tipo di dati sia utile alla decisione della Giunta Comunale il Sindaco, in qualità di Titolare del trattamento può nominare uno o più Assessori incaricato/i del trattamento con la facoltà quindi di visionare la documentazione, senza che ciò costituisca violazione della legge.

Art.6
Rapporti con il garante per la protezione dei dati personali per l'individuazione delle attività che perseguono rilevanti finalità di interesse pubblico non rapportabili al quadro normativo del D.Lgs. 135/99

Per favorire l'individuazione delle attività istituzionali non correlabili a rilevanti finalità di interesse pubblico date nel D.Lgs. 135/ 99 e per consentire al Garante per la protezione dei dati personali di adottare specifici provvedimenti ai sensi dell'art.22, commi 3 e 3-bis della Legge 675/96 l'Amministrazione:

• verifica la rilevanza delle attività istituzionali comportanti il trattamento di dati sensibili in relazione al buon andamento dell'attività amministrativa;

• verifica quali di queste attività non possono essere ricondotte al quadro di riferimento dettato dal suindicato Decreto Legislativo;

• individua e configura la rilevanza dell'interesse pubblico perseguito con la particolare attività istituzionale.

L'Amministrazione comunica al Garante per la protezione dei dati personali le attività individuate per le quali non è determinata dalla Legge una corrispondente rilevante finalità di interesse pubblico.

Art.7
Individuazione delle tipologie di dati e delle operazioni eseguibili per attività con rilevanti finalità di interesse pubblico individuate dalla legge o dal garante

A fronte delle rilevanti finalità di interesse pubblico individuate dalla Legge o dal Garante, in assenza della definizione delle tipologie di dati e delle operazioni eseguibili, per poter garantire il corretto svolgimento delle attività istituzionali il Comune provvede a determinare quali tipi di dati sensibili sono trattabili e quali forme di gestione su di essi possano essere realizzate.

Con propria deliberazione, la Giunta Comunale, su proposta dei Responsabili dei Servizi, indica i tipi di dati sensibili correlabili alle rilevanti finalità di interesse pubblico date dalla Legge o dal Garante e definisce le relative operazioni eseguibili.

Ai contenuti della deliberazione di cui al comma precedente è data massima diffusione presso le varie articolazioni organizzative dell'Amministrazione e nelle relazioni della stessa con la comunità locale.

Per la diffusione dei contenuti della deliberazione di cui al comma 2 possono essere utilizzate soluzioni differenziate, ivi comprese quelle comportanti l'utilizzo delle reti telematiche e dei mezzi di comunicazione di massa.

L'aggiornamento del quadro di riferimento per le tipologie di dati sensibili assoggettabili a trattamento secondo le garanzie del D.Lgs. 135/99 e per le operazioni su di essi eseguibili viene effettuato annualmente dalla Giunta Comunale, con proprio provvedimento.

L'aggiornamento può aversi anche entro termini infrannuali, qualora innovazioni normative, tecnologiche o rilevanti trasformazioni gestionali rendano necessaria l'individuazione di nuove tipologie di dati o di operazioni eseguibili.

Nell'informativa resa ai sensi dell'art.10 della Legge 675/96 ai soggetti che conferiscono dati al Comune per lo svolgimento di un'attività istituzionale sono fornite tutte le indicazioni inerenti alla corrispondente rilevante finalità di interesse pubblico perseguita, i tipi di dati sensibili per i quali risulta necessario attivare un trattamento e le operazioni eseguibili sui medesimi dati.

Art.8
Ulteriori finalità di interesse pubblico

Qualora un Responsabile di Servizio ravvisi la sussistenza di una finalità di rilevante interesse pubblico non espressamente prevista da una disposizione di Legge, la segnalerà al Titolare che richiederà al Garante ai sensi dell'art. 22, comma 3 della Legge 675/96 l'autorizzazione al trattamento dei dati.

Qualora un Responsabile di Servizio ravvisi la sussistenza di una finalità di rilevante interesse pubblico espressamente prevista da una disposizione di Legge ma non disciplinata dall'Amministrazione, relativamente ai tipi di dati trattabili e di operazioni eseguibili, chiederà al Titolare il necessario aggiornamento del quadro di riferimento delle tipologie di dati sensibili assoggettati a trattamento, da effettuarsi a norma del precedente Art. 7.

Art.9
Tipi di dati trattabili ed operazioni eseguibili: limitazioni derivanti dalla tutela della privacy

Per tutte le finalità indicate nel precedente articolo 5 gli Incaricati del trattamento, sono autorizzati a trattare tutti i dati sensibili purché:

1. i dati siano strettamente pertinenti alla finalità da perseguire e siano necessari per il raggiungimento dell'obiettivo finale previsto dalla legge di riferimento;

2. l'obiettivo finale non sia raggiungibile con ulteriori modalità, diverse dall'utilizzo dei dati sensibili;

3. nel caso in cui il trattamento dei dati sensibili sia, direttamente o indirettamente, idoneo a rivelare dati sensibili di terzi, questi devono essere correttamente informati ai sensi dell'articolo 10 della legge n.675/96;

4. nell'informativa di cui all'articolo 10 della legge 675/96 si faccia espresso riferimento alla normativa che prevede gli obblighi o i compiti in base alla quale il trattamento è effettuato;

5. i dati trattati vengano monitorati periodicamente, escludendo dal trattamento quelli che si rivelano superflui o superati per il perseguimento delle finalità;

6. i dati trattati con mezzi elettronici o automatizzati siano sottoposti ad idonea tecnica di cifratura, in modo di renderli non consultabili da estranei; tale tecnica deve essere utilizzata anche per il trattamento non automatizzato dei dati concernenti lo stato di salute e la vita sessuale, dati per i quali deve essere effettuata una conservazione separata dagli altri dati personali sensibili;

7. il trattamento si limiti solo alla raccolta, conservazione, utilizzazione diretta e comunicazione dei dati ai solo soggetti istituzionalmente preposti a collaborare con il Comune per il perseguimento delle finalità;

8. sia esclusa ogni forma di diffusione generalizzata dei dati, se non in forma aggregata ed in modo tale da rendere impossibile ricondurre il dato al singolo soggetto titolare del medesimo, tale diffusione in forma aggregata, inoltre, deve ritenersi autorizzata solo ed esclusivamente per finalità di studio, ricerca, statistica e simili, perseguite da soggetti pubblici o associazioni non aventi scopi di lucro.

Art.10
Rapporti con altri soggetti pubblici e/o privati, perseguenti finalità di rilevante interesse pubblico

I dati sensibili possono essere comunicati ad altri soggetti pubblici e/o privati nei seguenti casi:

1. quando la comunicazione è prevista da un'espressa norma di Legge statale o regionale o da altra fonte equiparata;

2. quando la richiesta della comunicazione è avanzata da altro soggetto pubblico, per il perseguimento di finalità che per legge o per il proprio ordinamento sono considerate di rilevante interesse pubblico; in tale caso il richiedente deve indicare, per iscritto, la finalità perseguita e la disposizione di legge o dell' Ordinamento che attribuisce alla medesima il carattere di rilevante interesse pubblico. Della comunicazione dei dati è data notizia al Titolare ed al Responsabile dei dati medesimi;

3. quando la richiesta è avanzata da un soggetto privato per far valere, innanzi all'autorità giudiziaria (penale, civile, amministrativa), un proprio diritto, purché sia dimostrabile l'esistenza di un procedimento in corso;

4. nel caso di ordine di esibizione e/o comunicazione dell'autorità giudiziaria.

Art. 11
Dati utilizzabili e operazioni effettuabili in funzione delle varie finalità

Anche in considerazione del fatto che qualunque casistica non può oggettivamente essere esauriente a fronte dell'infinità di fattispecie che si possono realizzare in concreto, il comportamento del Responsabile, nella valutazione del singolo caso, deve essere improntato al rispetto dei principi della Legge e del Regolamento.

Il Responsabile quindi dovrà accertare preliminarmente che la finalità del trattamento rientri fra le ipotesi previste e potrà utilizzare tutti i dati sensibili ed effettuare tutte le operazioni entro i limiti e con le modalità desumibili dalla Legge 675/96 e dal D.Lgs. 135/99, nonché dal presente Regolamento.

Art. 12
Verifiche e controlli

I Responsabili dei Servizi provvedono, con propri atti, a dar corso alle disposizioni organizzative in materia di dati sensibili nelle articolazioni organizzative cui sono preposti.

I Responsabili dei Servizi presentano annualmente alla Giunta Comunale rapporti specifici, riferiti alle strutture di competenza, in ordine all'applicazione della normativa in materia di dati sensibili discendente dal D.Lgs. 135/99 e dal presente Regolamento, nonché relazioni inerenti all'attuazione delle disposizioni organizzative adottate.

Art. 13
Disposizioni finali

Per quanto non previsto dal presente Regolamento, si rinvia a quanto disposto dalla Legge 675/96, dal D.Lgs. 135/99 e dal "Regolamento Comunale per la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali".